Jūsų verslas ne per mažas skaitmenizacijai — jis per brangus chaosui (0)

Mažoje įmonėje daugelis darbų ilgą laiką atliekami taip, kaip patogiausia konkrečiam žmogui. Vienas klientų užklausas žymisi elektroniniame pašte, kitas užduotis seka lentelėje, o sandėlio likučiai tikrinami telefonu paklausus kolegos. Kol užsakymų nedaug, toks veiklos būdas gali atrodyti pakankamas. Tačiau verslui augant informacija pradeda skaidytis, daugėja pasikartojančių veiksmų, o sprendimai vis dažniau priimami remiantis ne duomenimis, bet nuojauta.

Chaosas kainuoja, net jei jo nematyti sąskaitoje

Netvarkingi procesai retai įvardijami kaip atskira išlaidų eilutė. Vis dėlto įmonė moka už laiką, kurį darbuotojai skiria informacijos paieškai, duomenų perrašymui ir klaidų taisymui. Kainuoja ir pavėluoti atsakymai klientams, netiksliai suplanuotos atsargos, neaiški užduočių atsakomybė ar vadovo poreikis nuolat tikrinti, kas jau padaryta.

Didžiausia problema atsiranda tada, kai įmonės veikla priklauso nuo kelių žmonių atminties. Darbuotojui išėjus atostogų ar susirgus, dalis informacijos tampa sunkiai pasiekiama. Naujam kolegai tenka mokytis ne bendros darbo tvarkos, o individualių įpročių. Tokia sistema veikia tik tol, kol niekas nesikeičia, tačiau versle pokyčiai yra neišvengiami.

Nuo ko prasideda tvarkinga skaitmeninė veikla?

Pirmasis žingsnis nėra programos pirkimas. Iš pradžių reikia suprasti, kur įmonė praranda daugiausia laiko ir kur dažniausiai atsiranda klaidų. Vienai bendrovei svarbiausia aiškiau valdyti klientų užklausas, kitai – kontroliuoti projektų eigą, trečiai – matyti tikslius atsargų kiekius ar darbuotojų užimtumą.

„Terra IT“ nurodo, kad skaitmeniniais sprendimais gali būti valdomi klientai, užduotys, projektai, atsargos, finansai ir darbo laikas. Į vieną sistemą sujungti procesai leidžia informaciją matyti vienoje vietoje ir greičiau pastebėti veiklos pokyčius.

Todėl prieš pasirenkant sprendimą naudinga aprašyti dabartinį procesą nuo pradžios iki pabaigos. Reikėtų pažymėti, kas įveda duomenis, kur jie saugomi, kas juos tikrina ir kokiame etape dažniausiai tenka ką nors taisyti. Toks žemėlapis padeda atskirti tikrąją problemą nuo jos pasekmių.

Mažai įmonei reikia ne mažiau, o tiksliau

Kartais manoma, kad verslo valdymo sistemos reikalingos tik didelėms organizacijoms. Tačiau mažoje įmonėje vieno žmogaus laikas sudaro didelę visų turimų išteklių dalį. Jei darbuotojas kelias valandas per savaitę perkelia tuos pačius duomenis iš vienos lentelės į kitą, nuostolis gali būti reikšmingesnis nei didelėje komandoje.

Tinkamai suplanuotas skaitmenizavimas neturi prasidėti nuo visos įmonės pertvarkymo vienu metu. Galima pasirinkti vieną daugiausia rūpesčių keliantį procesą, nustatyti aiškų tikslą ir įvertinti rezultatą. Pavyzdžiui, pirmiausia centralizuoti užduočių paskirstymą, vėliau prijungti klientų informaciją, o tik tada pereiti prie atsargų ar finansinių rodiklių analizės.

Toks laipsniškumas sumažina darbuotojų pasipriešinimą ir leidžia ištaisyti trūkumus prieš plečiant sistemą. Be to, įmonė gali aiškiau įvertinti, ar sumažėjo rankinio darbo, ar sutrumpėjo užsakymo apdorojimo laikas ir ar vadovui tapo lengviau matyti tikrąją padėtį.

Svarbu ne programų skaičius, o jų ryšys

Dar viena dažna klaida – kiekvienai problemai įsigyti atskirą įrankį. Tuomet pardavimai valdomi vienoje programoje, projektai – kitoje, sandėlis – trečioje, o svarbiausi duomenys vis tiek suvedami rankiniu būdu. Formalių skaitmeninių priemonių daugėja, tačiau chaosas niekur nedingsta.

Naudingiausia, kai sistemos gali keistis duomenimis. „Terra IT“ savo sprendimuose pabrėžia galimybę integruoti skirtingų gamintojų sistemas, kad įmonėje jau naudojama programinė įranga nebūtų palikta nuošalyje. Bendrovė taip pat kuria individualius sprendimus ir verslo valdymo sistemas transporto, logistikos, gamybos, sandėlių, projektų bei kitoms veiklos sritims.

Integracija padeda sumažinti duomenų dubliavimą. Kliento užsakymas gali automatiškai tapti užduotimi, atsargų pokytis – matomas atsakingam darbuotojui, o projekto eiga – pasiekiama vadovui be papildomos ataskaitos rengimo. Tačiau tokia nauda atsiranda tik tada, kai sistema pritaikyta realiai darbo tvarkai.

Technologija neišspręs neaiškaus proceso

Jeigu įmonėje nėra sutarta, kas atsakingas už konkrečius veiksmus, programa šios problemos savaime nepanaikins. Ji gali tik greičiau parodyti, kad duomenys neįvesti, užduotis nepriskirta arba sprendimas vėluoja. Dėl to diegiant sistemą būtina kartu susitarti dėl atsakomybės, informacijos atnaujinimo ir bendrų darbo taisyklių.

Darbuotojai turėtų suprasti ne tik tai, kurį mygtuką paspausti, bet ir kodėl keičiasi jų darbo eiga. Jei naujas sprendimas pristatomas kaip papildoma kontrolė, jis gali būti sutiktas nepalankiai. Jei parodoma, kad sistema sumažins pasikartojančių veiksmų ir padės greičiau rasti informaciją, pokytį priimti lengviau.

Skaitmeninė tvarka turi duoti pamatuojamą rezultatą

Prieš diegiant sprendimą verta pasirinkti kelis rodiklius. Galima stebėti, kiek laiko užtrunka parengti pasiūlymą, kiek klaidų randama užsakymuose, kaip greitai atsakoma klientams ar kiek valandų skiriama ataskaitoms. Po kelių mėnesių šiuos duomenis galima palyginti su pradine padėtimi.

Verslas nėra per mažas skaitmeninėms priemonėms, jei jau susiduria su informacijos paieška, pasikartojančiais darbais ir neaiškia atsakomybe. Tokiu atveju brangiausia yra ne pasirinkta sistema, o kasdien kartojamas chaosas. Tvarkingai suplanuoti procesai leidžia ne tik sutaupyti laiko, bet ir augti neprarandant veiklos kontrolės.

Užs. nr. 3704.