Tadas Barauskas: „Kiekvienas aukščiausio rango svečių vizitas planuojamas keletą mėnesių iki menkiausių smulkmenų” (8)

Kiekvienas esame matęs įspūdingus, griežtai reglamentuotus ir preciziškai iki mažiausių smulkmenų suplanuotus garbingų svečių, aukštų valstybės pareigūnų vizitus. Rokiškio miestas taip pat yra sulaukęs svečių, kurių vizitams teko ruoštis net keletą mėnesių. Mūsų krašte lankėsi prezidentai, įvairių šalių ambasadoriai, ministrai pirmininkai, valstybių vyriausybių nariai ir kiti svarbūs asmenys. Tačiau retas susimąstė, kiek laiko, pastangų, organizacinių sugebėjimų bei žinių apie griežtus protokolo normatyvus, reikalauja kiekvienas kruopščiai suplanuotas svarbių asmenų vizitas. Apie juos kalbėjomės su Rokiškio rajono mero pavaduotoju Tadu Barausku.

Esate atsakingas už garbių svečių priėmimą?

Meras turi du patarėjus. Ir nors mano ir Albino Urbono pareigos yra vienodos, tačiau meras nukreipė mus šiek tiek skirtingomis kryptimis. Jeigu meras nespėja dalyvauti visuose renginiuose – atstovauju mero instituciją.  Šiuo metu aktyviai dirbu su žiniasklaida, rūpinuosi ryšiais su visuomene, o taip pat esu atsakingas už garbingų svečių tinkamą priėmimą ir visą vizito eigą. Vizito šeimininkai - Rokiškio rajono savivaldybė, todėl derinu vizito tikslus bei koordinuoju visą pasiruošimą. Iki pat tokių svečių, kaip buvusio Lenkijos Prezidento, Lietuvos, Lenkijos, Baltarusijos, Japonijos, Moldovos, Izraelio ambasadorių, Lietuvos ir kitų vyriausybių narių atvykimo, vyksta dideli paruošiamieji darbai.

Kaip vyksta pasiruošimas svarbaus svečio sutikimui?

Pasiruošimo procesas, jeigu yra laukiama atvykstant aukščiausio rango svečių, vyksta net iki 5 mėn. ir, iš tikrųjų, yra itin įdomus. Net smulkiausios detalės turi būti suderintos – išsiųsti specialūs kvietimai, iš anksto pasirūpinta apgyvendinimu, dienotvarkė turi būti krupščiai suplanuota. Aktyviai į vizitų planavimą įsitraukia Užsienio reikalų ministerijos Protokolo skyrius bei Vadovybės apsaugos departamentas. Protokolo skyrius prižiūri viso vizito eigą. Ir net tokios smulkmenos, kaip vėliavėlių spalva, vieta, turi būti griežtai reglamentuotos. Atvykę Vadovybės apsaugos departamento specialistai ne tik apžiūri pastatą, atsarginius išėjimus, tačiau taip pat reikalauja  informacijos apie artimiausios ligoninės buvimo vietą. Atvykus Užsienio reikalų ministerijos protokolo tarnybos specialistams prieš garbingo svečio vizitą yra imituojama visa darbotvarkės eiga.

Vizito imitavimas – kas tai?

Protokolo skyriaus specialistai atvažiuoja keletą valandų anksčiau prieš būsimą vizitą ir pasilieka viso vizito metu bei stebi, kad nebūtų nukrypimų nuo protokolo. Tuomet yra imituojamas oficialus vizitas – viskas turi vykti taip, lyg svečias būtų atvykęs iš tikrųjų. Turi būti aišku, kur svarbus asmuo atvažiuos, kas jį pasitiks, kokie žmonės bus priėmime pas merą. Visą informaciją turi žinoti ir apsauga, kad nebūtų nepageidaujamų asmenų ar sausakimšas mero kabinetas. Taip pat domisi, kokie bus žiniasklaidos atstovai, greta susitikimo vietos esantys automobiliai. Specialistai apžiūri, ar tinkamai paruošti stalai, tribūna, išdėstytos vėliavėlės. Viskas turi atitikti protokolo keliamus reikalavimus. Dienotvarkė bei visos ekskursijos į lankomas krašto vietas turi būti planuojamos iš anksto.

Minėjote, kad vizitas planuojamas iki smulkmenų, kokios jos?

Ne veltui yra akcentuojama, kad vizitas turi būti suplanuotas iki mažiausių smulkmenų. Jeigu atvyksta Prezidentas (Lenkijos respublikos prezidentas B. M. Komorovskis) ir važiuojama į kapines, iš anksto turi būti numatyta, kokios spalvos gėlės bus dedamos ant kapo. Reglamentuotas ir gėlių vainikas, krepšelis. Jis neturi būti per menkas, tačiau tuo pačiu ir negali apsunkinti Prezidento – pakeliamas viena ranka. Žvakėms uždegti naudojami specialūs degtukai ir griežtai draudžiama duoti žiebtuvėlį, nes kyla sprogimo pavojus. Jeigu vizito metu yra sodinamas medis, turi būti pasirūpinta baltomis pirštinėmis bei asmenimis, kurie paduos ir paims iš svečio kastuvą. Tai neturi nutikti spontaniškai. Įdomus faktas yra tai, kad Prezidentas gali kai kada nesilaikyti protokolo reikalavimų. Toks svečio elgesys įneša šilumos, išnyksta oficialumo barjeras.

Ar griežti reikalavimai taikomi ir maitinimo įstaigoms?

Vizito metu planuojami oficialūs pietūs, vakarienės taip pat turi būti detaliai suplanuoti. Meniu visada pateikiamas iš dviejų galimų pasirinkimų. Vieno vizito metu iš meniu teko išbraukti desertą su medumi. Medus – skystas, todėl protokolo tarnybos specialistė baiminosi, kad svečias gali netyčia išsitepti kostiumą, o greitai jį pasikeisti galimybių nebūtų. Reglamentuojamas ir pats svečių susėdimas prie stalo. Renginio šeimininkas sėdasi veidu į duris, kad galėtų matyti ir pasisveikinti su atvykusiais svečiais. Šeimininkui iš dešinės arba prieš jį sėdasi atvykęs svečias. Protokolo specialistai visada pateikia rekomendacijas, kaip ir ką susodinti prie VIP stalo.

Kuo svarbus pariteto principas?

Svarbu paminėti, kad visada yra laikomasi pariteto principo. Kiekvienam svečių delegacijos atstovui pagal rangą turi būti šeimininkų panašaus rango atstovo dėmesys. Jei atvyksta Prezidentas, jį taip pat turi pasitikti Prezidentas ar bent ministras, ambasadorių turi pasitikti ambasadorius, net atvykusį kleboną globojo mūsų klebonas. Rūpinamasi, kad kiekvienas asmuo turėtų su kuo bendrauti, būtų tinkamai sutiktas ir priimtas.

Kokia eiga išsirikiuoja važiuojantis kortežas?

Daugelis matė pravažiuojančią iškilmingą garbės palydą – kortežą. Rajono policija visada pravažiuoja maršrutus, kuriais vėliau važiuos ir garbės svečias. Kortežą sudaro 4-6 automobiliai. Vienas automobilis visada važiuoja prieš eismą ir kitus automobilius priverčia sustoti šalikelėje. Pirmasis važiuoja policijos pareigūnų automobilis su įjungtais švyturėliais, lygiai toks pat važiuoja ir gale vilkstinės. Už policijos  - protokolo specialistai, kartu su mero patarėju, toliau seka apsaugos darbuotojų automobilis, garbės svečio automobilis, už jo rikiuojasi apsaugos, toliau – mero automobilis. Visai neseniai atvykusį buvusį Lenkijos Prezidentą saugojo du karininkai iš Lenkijos ir keturi – iš Lietuvos. Visada yra aptariami atsitraukimo keliai bei apieškomos mašinos.

Ar sulaukėte netikėtų svečių pageidavimų?

Jeigu Prezidentas vizito metu turi papildomų pageidavimų, jis dažniausiai savo norus išsako savo asistentui, kuris praneša man. Tuomet aš informaciją perduodu merui, o meras, kaip renginio šeimininkas, patvirtina galimybę patenkinti svečio norą. Ir tik retais atvejais Prezidentas merą trukdo tiesiogiai. Merui norint nukrypti prie jau suplanuotos dienotvarkės vyksta panaši procedūra. Apie pasikeitusią darbotvarkę informuojami Vadovybės apsaugos departamento darbuotojai, policija, kurie atlieka iš naujo visas patikras, perplanuoja maršrutus.

Ar garbių svečių vizitai reikalauja papildomų žinių?

Kartu su užsienio šalių ambasadoriais atvyksta ir vertėjas. Pastebima tendencija, kad svečiai iš užsienio atvažiuoja jau žinodami keletą faktų apie mūsų šalį, rajoną ir net merą. Savo ruožtu mes taip pat domimės atvykstančiais svečiais. Tai palengvina tarpusavio bendravimą ir sušildo tarpusavio santykius bei tiek vieną, tiek kitą pusę pamalonina. Kadangi svečiai iš užsienio atvyksta ne dažnai, stengiamės išnaudoti šias progas bei informuojame rajono verslininkus, stengiamės padėti užmegzti kontaktus, kad vizitas nebūtų vien pažintinis, tačiau atneštų naudą ir visam rajonui. Visas pasiruošimas ypatingai praplečia akiratį, todėl šiuo metu skaitomiausia knyga – Tomasz Orlowski „Diplomatinis protokolas“.