Penki procesai, kuriuos gera apskaitos programa atliks už jus (0)

Augant įmonei apskaita greitai tampa nebe vien sąskaitų suvedimu mėnesio pabaigoje. Kasdien kaupiasi banko operacijos, pirkimo ir pardavimo dokumentai, darbo laiko duomenys, prekių judėjimo įrašai bei vadovui reikalinga finansinė informacija. Kai šie procesai valdomi skirtingose lentelėse ar tarpusavyje nesusietose sistemose, darbuotojai priversti tuos pačius duomenis įvesti kelis kartus. Tai užima laiko, didina klaidų tikimybę ir apsunkina tikrosios įmonės finansinės padėties vertinimą.

Tinkamai parinkta apskaitos sistema dalį pasikartojančių veiksmų gali automatizuoti. Ji nepakeičia buhalterio profesinių žinių, tačiau leidžia daugiau laiko skirti duomenų kontrolei, analizei ir verslo sprendimams.

1. Importuos banko operacijas

Rankinis banko išrašų suvedimas yra vienas iš daugiausia laiko reikalaujančių apskaitos darbų. Kiekvieną mokėjimą reikia susieti su tinkamu klientu, tiekėju, sąskaita ar kita operacija. Didėjant įmonės apyvartai, auga ir tokių įrašų skaičius.

MONET sistema integruojama su pagrindiniais bankais, todėl banko operacijų duomenis galima perkelti į apskaitos aplinką. Sistema taip pat padeda sudengti mokėjimus su apskaitos dokumentais. Tai sumažina rankinio darbo apimtį ir leidžia buhalteriui daugiau dėmesio skirti toms operacijoms, kurioms reikalingas papildomas patikrinimas.

Automatizuotas importas ypač naudingas įmonėms, kurios kasdien gauna daug smulkių mokėjimų arba atsiskaito su dideliu skaičiumi tiekėjų.

2. Padės apdoroti apskaitos dokumentus

Pirkimo sąskaitos įmonę gali pasiekti elektroniniu paštu, per tiekėjų sistemas ar popieriniu formatu. Kai kiekvieno dokumento informacija suvedama rankomis, apskaitos procesas lėtėja, o netiksliai įvestas skaičius ar data gali turėti įtakos vėlesnėms ataskaitoms.

MONET sistemoje naudojama dirbtiniu intelektu papildyta optinio ženklų atpažinimo funkcija. Ji padeda nuskaityti apskaitos dokumentuose esančią informaciją ir sumažinti rankinio duomenų suvedimo poreikį.

Vis dėlto automatinis nuskaitymas nepanaikina būtinybės dokumentą patikrinti. Buhalteris turi įsitikinti, kad informacija atpažinta teisingai, priskirta tinkamai operacijai ir atitinka įmonės apskaitos tvarką.

3. Apskaičiuos darbo užmokestį

Darbo užmokesčio apskaitoje reikia suderinti darbo laiką, atlyginimus, atostogas, nedarbingumą, mokesčius ir darbuotojams išmokamas sumas. Šie skaičiavimai kartojami kiekvieną mėnesį, todėl net nedidelėje įmonėje gali pareikalauti nemažai laiko.

MONET sistemoje galima vykdyti etatinę ir suminę darbo laiko apskaitą, skaičiuoti darbo užmokestį bei darbuotojams siųsti atsiskaitymo lapelius. Sistema taip pat padeda parengti su darbo užmokesčiu susijusius dokumentus.

Naudinga ir tai, kad sistemoje galima formuoti, elektroniniu parašu pasirašyti bei teikti deklaracijas Valstybinei mokesčių inspekcijai ir „Sodrai“. Taip sumažėja poreikis tuos pačius duomenis perkelti į kelias atskiras aplinkas.

4. Padės kontroliuoti prekių judėjimą

Prekių apskaita tampa sudėtinga, kai įmonė turi daugiau nei vieną sandėlį, fizinę prekybos vietą ar elektroninę parduotuvę. Jeigu pardavimo ir likučių informacija atnaujinama skirtingose sistemose, gali atsirasti neatitikimų tarp apskaitos ir faktiškai turimų prekių.

Tinkama buhalterinės apskaitos programa gali apimti prekių pajamavimą, nurašymą, inventorizaciją ir likučių kontrolę. MONET sistemoje prekių apskaitai taikomas FIFO metodas.

Įmonėms, kurioms reikia platesnių prekybos valdymo galimybių, siūlomi papildomi moduliai. Tarp jų gali būti kasos terminalo, elektroninės prekybos, gamybos ar kitoms veiklos sritims skirti sprendimai. Todėl prieš pasirenkant paslaugų planą svarbu patikrinti, kurios funkcijos įtrauktos į pagrindinį paketą, o kurias reikia užsisakyti papildomai.

5. Pateiks vadovui finansines suvestines

Apskaitos duomenys reikalingi ne tik mokesčių deklaracijoms. Vadovui svarbu matyti pajamas, sąnaudas, pinigų srautus, pelningumą ir kitus veiklos rodiklius. Jeigu kiekvienai suvestinei reikia rankomis jungti kelias lenteles, informacija sprendimus priimančius žmones pasiekia pavėluotai.

MONET yra debesijos pagrindu veikianti sistema, todėl finansinius duomenis galima pasiekti internetu. Joje galima stebėti įmonės rodiklius ir planuoti biudžetą. Naudotojams taip pat gali būti suteikiamos skirtingos prieigos teisės, kad vadovas, buhalteris ar kitas darbuotojas matytų tik jo darbui reikalingą informaciją.

Skolų valdymui, prekybai ir kai kurioms kitoms užduotims gali būti naudojami papildomi moduliai. Dėl to vertinant sistemą reikėtų atsižvelgti ne tik į bendrą funkcijų sąrašą, bet ir į konkretaus plano sudėtį.

Automatizavimas nepakeičia kontrolės

Apskaitos sistema gali greičiau importuoti duomenis, atlikti skaičiavimus ir parengti dokumentus, tačiau galutinė atsakomybė lieka žmogui. Netinkamai pasirinkti nustatymai ar nepatikrintas dokumentas gali lemti netikslius rezultatus.

Renkantis programą verta įvertinti integracijas su naudojamais bankais, galimybę perkelti ankstesnius duomenis, naudotojų teisių valdymą ir specialistų pagalbą. MONET leidžia importuoti likučius, operacijas, klientų bei tiekėjų duomenis, taip pat siūlo pagalbos centrą ir konsultacijas.

Gera apskaitos programa neatlieka verslo valdymo už žmogų, tačiau sumažina pasikartojančio darbo. Kai informacija kaupiama vienoje vietoje, o dažniausios operacijos automatizuojamos, buhalteris gali daugiau dėmesio skirti tikslumui, o vadovas – sprendimams, padedantiems įmonei augti.

Užs. nr. 3702.